高校評估前的檔案工作
教育部在全國普通高等院校開展的本科教學(xué)工作水平評估是正在實施中的高等教育質(zhì)量工程的一個重要環(huán)節(jié)，也是推動高校提高教學(xué)質(zhì)量、提升辦學(xué)水平、擴大社會聲譽的重大舉措。依據(jù)以往高校評估過程看,評估專家除了實地考察了解高校的實際情況之外,一項重要的工作就是系統(tǒng)地審閱學(xué)校各項工作形成的檔案資料,通過審閱原始檔案資料了解學(xué)校各項工作的發(fā)展過程,從而做出客觀的估價。檔案工作在評估中顯示了它無可替代的作用。
一、增強檔案工作的自評自建意識和全體教職工的檔案意識，促進檔案服務(wù)意識
教學(xué)評估是高校檔案工作發(fā)展的良好契機，在教學(xué)評估之前要重視檔案的自查自評工作，全體動員，努力使高校檔案工作形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制，使這種周期性的自評機制能夠成為高校檔案工作自我驅(qū)動的動力，推動檔案工作構(gòu)筑扎實基礎(chǔ)，與時俱進，持續(xù)發(fā)展，使高校檔案工作步入規(guī)范化的軌道。
無論綜合性評估還是專項評估，其評價指標體系都是系統(tǒng)而完整的，觀測點是全方位的，特別是本科教學(xué)工作水平評估，它涉及學(xué)校工作的方方面面，要求各方面的檔案都應(yīng)當是齊全完備的。因此，迎評過程中的檔案建設(shè)需要動員各方面和各層面的人員積極參與，使每位教師都要參與對歷年試卷、畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計等存檔資料的自查與整理，通過全員參與的過程全面促進自評自建意識，盡可能使檔案材料規(guī)范完善。
學(xué)校在迎接評估的準備過程中，應(yīng)將評估指標各項內(nèi)容所需文件、檔案材料細化，并層層落實到各個院系、處室，使全校教職工和專兼職檔案員緊密結(jié)合，增強歸檔自覺性，做好歸檔工作。要使檔案人員認識到自身所肩負的責(zé)任,更加自覺地努力工作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，拓寬知識面，積極主動地提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù),充分發(fā)揮高校檔案在評估中的作用。
第一，積極主動做好檔案資源的收集工作。從實際情況看，相當一部分檔案資源長期散存在部門或個人手中，尤其是科技、聲像檔案收集難度大，這就需要檔案工作者變被動收集檔案為主動上門服務(wù)，宣傳檔案工作的重要性、增強檔案意識。
第二，準確地把握評估工作對檔案工作的要求，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進做法和成果，為評估工作進行全面服務(wù)。檔案部門要借助評估工作的強大推動力，進一步提高檔案的服務(wù)功能，檔案管理人員要更新觀念，正確認識檔案管理工作在當今高校評估中的重要地位和所發(fā)揮的巨大作用，在職能上要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。
第三，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，力爭在評估中為評估專家提供快捷、準確的檔案材料。能否及時準確地提供檔案材料是評估專家衡量高校管理水平的重要依據(jù)，在目前信息查閱、信息處理、信息傳輸速度日益發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理人員更應(yīng)該提高業(yè)務(wù)水平、更新觀念、強化服務(wù)意識、端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)效率，更新知識結(jié)構(gòu)，提高整體素質(zhì)，以便迅速準確地從浩如煙海的檔案信息中找到評估專家所需的檔案信息。
二、豐富館藏，查漏補缺是本科教學(xué)工作水平評估之前檔案工作的首要任務(wù)
高校本科教學(xué)工作水平評估的指標體系包括辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計和思想道德修養(yǎng)七項一級指標，評估范圍涉及學(xué)校整體工作的方方面面，所以完整、充實、豐富的檔案材料在教學(xué)工作水平評估中的作用是不可替代的。任何一所高校要接受本科教學(xué)工作水平評估,無論是評估的程序，還是各級指標體系的數(shù)據(jù)結(jié)論，其支撐材料都離不開檔案信息，最有說服力的依據(jù)也是檔案材料，評估專家只有全面掌握了解由檔案材料整理歸納出來的真實數(shù)據(jù)資料，才能對一個評估單位的辦學(xué)實力和辦學(xué)水平進行全面評價。若在評估過程中拿不出“真憑實據(jù)”，評估工作也就難以進行。
目前高校檔案室?guī)觳貦n案，在數(shù)量與質(zhì)量上都難以滿足各級評估材料整理工作的需要。因此，檔案部門必須以迎接本科教學(xué)工作水平評估為契機，遵循一定的原則和方法，從其形成、積累開始入手，加以規(guī)范或統(tǒng)一，并進行科學(xué)合理的分類整理等系統(tǒng)化處理，對照教學(xué)評估指標體系方案要求,加大檔案建設(shè)的宣傳力度,強化各職能部門和二級學(xué)院檔案員建檔、收集、整理、歸檔、立卷等技能培訓(xùn)工作,擴大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道，查漏補缺；盡量做到經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合，主動送交與上門收集相結(jié)合，歸檔范圍內(nèi)與歸檔范圍外相結(jié)合，特別是對師資隊伍、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、教學(xué)評價、實踐教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、多媒體課件、專業(yè)地位與特色、畢業(yè)生在各自工作崗位上的業(yè)績成就等非文件材料和電子文件多加關(guān)注，不斷豐富館藏,做到數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、結(jié)構(gòu)合理，全面反映學(xué)校的教書育人情況，為準備豐富、翔實的本科教學(xué)工作水平評估匯報材料打下堅實的基礎(chǔ)。
迎評材料主要來源于學(xué)校教學(xué)檔案資料，而教學(xué)檔案資料是長期教學(xué)改革實踐中形成的原始記錄。在日常檔案工作中，要堅持檔案工作“四同步”的原則，在教學(xué)改革實踐的同時，同步做好教學(xué)檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作，真實系統(tǒng)地記載和反映教學(xué)實踐活動，使評估支撐材料準備工作形成良好的先天基礎(chǔ)。努力使管理工作規(guī)范，該建檔的建檔、該歸檔的歸檔，功夫下在平時。
近些年來，伴隨著我國高等教育的快速發(fā)展，各高校的教學(xué)、科研以及基本建設(shè)等方面都在發(fā)生著日新月異的變化，反映改革建設(shè)與發(fā)展的信息資料應(yīng)當是十分豐富的。由于在學(xué)校各層面的工作群體中客觀存在著檔案意識的強弱差異，使得某些工作或環(huán)節(jié)的檔案資料未能及時整理成卷或未能及時收集入檔，要彌補這些缺失，充實檔案卷宗，就要借迎評階段全面動員，全員參與之機，組織相關(guān)人員在對具體工作實踐的真實過程進行回顧的基礎(chǔ)上，廣泛收集散存的原始件，匯總整理并充實到檔案資料體系中去。
與此同時，由于迎評工作本身又是對至少近三年時限長度的學(xué)校工作的整體總結(jié)或?qū)ｍ椏偨Y(jié)，所以，可以借此機會形成具有較為完備的階段性總結(jié)材料及時歸入檔案資料庫，充實檔案全宗。
再者，近些年來多數(shù)高校始終處于快速變化的動態(tài)發(fā)展過程，師資隊伍、學(xué)生規(guī)模、基本建設(shè)、體制結(jié)構(gòu)、課程體系等方面的資料，尤其是各種數(shù)據(jù)變化頻繁。再加上不同的職能部門依據(jù)本部門的職能職責(zé)會對相同項目的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和使用，使有些數(shù)據(jù)出現(xiàn)多頭統(tǒng)計的現(xiàn)象，檔案資料會或多或少地存在數(shù)據(jù)矛盾和表述不一的問題。 在迎評階段的檔案建設(shè)中，應(yīng)當對學(xué)校狀態(tài)數(shù)據(jù)及各方面資料進行全面的核實與修正，明確數(shù)據(jù)統(tǒng)計的統(tǒng)一口徑和標準，明確特定部門統(tǒng)計的特定數(shù)據(jù)的權(quán)威性。
三、優(yōu)化檔案工作隊伍，使之與檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化和高效化的要求相適應(yīng)
高校評估中的考察不僅依重于校級檔案資料庫的信息途徑，而且由于評估工作要求全面、深入、細致，評估專家還要在走訪基層單位的過程中隨時調(diào)閱各職能部門和院系的檔案庫存資料。而就高校檔案管理隊伍的普遍現(xiàn)狀來看，學(xué)校各職能部門和各教學(xué)單位的多數(shù)檔案工作人員還兼任著本單位其他業(yè)務(wù)管理工作，且接受過檔案專業(yè)高等學(xué)歷教育者較少。高校評估中的指標要求和評價標準的逐步提高以及檔案信息化建設(shè)進程的推進都對檔案工作人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平提出了更高的要求。這就使得檔案管理隊伍的培養(yǎng)和訓(xùn)練顯得尤為重要。高校應(yīng)當有計劃、有步驟、有針對性地對檔案工作人員進行多種形式的教育培訓(xùn)和指導(dǎo)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識規(guī)律和方法，并實現(xiàn)工作理念、知識結(jié)構(gòu)和工作技能的同步更新，不斷增強對檔案現(xiàn)代化管理的適應(yīng)性。要通過建立和完善有效的培訓(xùn)機制和考核機制為檔案管理水平的不斷提高提供有力保證。
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